Le coffre-fort numérique

Un coffre-fort numérique permet de stocker et de protéger tous les documents importants de votre entreprise ainsi que ceux de vos employés. Grâce à un accès sécurisé, seuls les détenteurs des codes d’accès peuvent ajouter, supprimer, consulter et modifier les documents. Ce guide vous explique comment mettre en place un coffre-fort électronique.

Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique est un service en ligne qui permet l'archivage des données et documents sensibles sur une longue durée, définie par l'utilisateur. Il aide les dirigeants à dématérialiser et sécuriser le stockage des documents importants manipulés quotidiennement. L'accès au coffre-fort est personnalisé : certains documents sont accessibles uniquement à une personne, d'autres à toute l'équipe, chaque utilisateur ayant ses propres mots de passe. Cette gestion des accès garantit la sécurité et la confidentialité des documents stockés.

La mise en place des coffres-forts électroniques a été accélérée par la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (dite loi El Khomri). Cette loi encourage leur utilisation pour des gains de temps et de coûts, ainsi que pour leur impact en termes de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

Utilisations d’un coffre-fort numérique :

• Stockage de documents administratifs : KBIS, papiers d’identité, devis et factures, contrats, notes de frais, bulletins de salaire. Ces documents peuvent être consultés à tout moment depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
• Accès dédié pour les salariés : chaque employé peut consulter et télécharger des documents comme le contrat de travail et les bulletins de salaire, en conformité avec les obligations RGPD relatives à la gestion des données personnelles, évitant ainsi l’impression et l’envoi postal.
• Édition de duplicatas : les duplicatas peuvent être facilement édités en cas de perte des originaux ou lors d’un contrôle.

Objectifs d’un coffre-fort numérique :

• Protection des données importantes : y compris les données personnelles des clients, fournisseurs ou partenaires.
• Gain d’espace : en réduisant les besoins en archivage physique.
• Augmentation de la productivité : en éliminant des tâches telles que la photocopie, la mise sous pli et la gestion du courrier papier.
• Accès rapide aux documents : avec garantie de validité et d’authenticité.
• Simplification des échanges de documents : améliorant la communication avec vos interlocuteurs.
• Réduction de l’utilisation de consommables : papier, encre, colle.

Usages professionnels d’un coffre-fort numérique :

Le coffre-fort numérique facilite les relations et le partage de documents avec tous les interlocuteurs d’un dirigeant. Il centralise tous les documents utiles de manière dématérialisée.

En quelques clics, vous pouvez accéder aux documents nécessaires pour des démarches auprès d’un établissement financier ou d’une administration publique, par exemple lors d’un appel d’offres.

Les experts-comptables peuvent accéder directement aux documents nécessaires pour suivre la comptabilité de l’entreprise et réaliser le compte de résultat en fin d’exercice : factures, relevés bancaires, pièces comptables telles que le bilan ou les budgets.

Pour les actionnaires ou administrateurs, ils peuvent accéder aux comptes de résultat et aux procès-verbaux des réunions à tout moment, gagnant ainsi en autonomie dans l’accès à l’information.

Les salariés ont un espace personnel dédié et sécurisé où sont déposés les documents qu’ils peuvent demander à tout moment : bulletins de salaire, contrat de travail, contrat de prévoyance, contrat de mutuelle de santé, et documents émis lors d’une rupture de collaboration comme le solde de tout compte, l’attestation employeur et le certificat de travail. Si vous disposez d’un système de gestion des ressources humaines (SIRH), il est essentiel de l’interfacer avec votre coffre-fort numérique.

Il est à noter que chaque salarié peut refuser l’archivage électronique de ses bulletins de salaire, ce qui nécessite de continuer la transmission papier.

Les clients et les fournisseurs peuvent également avoir un espace dédié où ils retrouvent votre relevé d’identité bancaire et peuvent déposer le leur, ainsi que les bons de commande, les factures et le contrat qui vous lie à eux.