Les entreprises ont maintenant la possibilité de fournir les bulletins de salaire de leurs employés en format numérique, une méthode connue sous le terme de bulletins de salaire numérisés.

Cette numérisation offre aux employés un accès simplifié à leurs bulletins, souvent par le biais d'un portail web.

Les bulletins de salaire numériques rendent de nombreuses procédures plus aisées, soulevant toutefois plusieurs interrogations : quelle est la procédure de distribution de ces bulletins ? Quelles normes régissent la conservation de ces documents ? Comment générer un bulletin de salaire numérique ?

Qu'est-ce qu'un bulletin de salaire numérique ?

Le bulletin de salaire est un document légalement requis que l'employeur doit remettre à l'employé chaque mois, ou suivant une fréquence régulière adaptée au cycle de paiement.

Depuis 2018, il est obligatoire pour l'employeur de produire un bulletin de salaire simplifié, qui offre un design épuré pour faciliter la compréhension des employés.

Le bulletin de salaire numérique possède les mêmes attributs que la version papier, se présentant comme une version électronique du bulletin traditionnel.

Réglementation des bulletins de salaire numériques Accessible depuis 2009, la création d'un bulletin de salaire numérique nécessitait auparavant le consentement de l'employé, représentant une contrainte significative.

Cependant, depuis 2016, les critères de distribution des bulletins de salaire numériques ont été assouplis.

Désormais, le consentement de l'employé est supposé implicitement, ce qui signifie que si l'employé ne désire pas recevoir son bulletin sous forme numérique, il doit le signaler explicitement. Autrement dit, en l'absence d'une opposition de l'employé, il est considéré comme ayant accepté cette méthode.

Le bulletin de salaire numérique est ainsi devenu la norme plutôt que l'exception.

⚠️ Notez bien que, bien que plus flexibles, les employeurs doivent toujours respecter les délais de remise des bulletins de salaire.

Les bénéfices d'un bulletin de salaire numérique

Le bulletin de salaire est un élément crucial dans la relation employeur-employé, venant après le contrat de travail. Il comporte de nombreuses mentions obligatoires et sa préparation ne doit pas être négligée.

La préparation d'un bulletin de salaire implique divers calculs, notamment pour les cotisations, afin de convertir le salaire brut en net, nécessitant une vigilance constante.

Opter pour un bulletin de salaire numérique permet de surmonter ces défis :

Avantages pour l'employeur En utilisant un service en ligne ou un logiciel de paie conforme aux normes juridiques, l'employeur bénéficie de :

• Gain de temps : cela libère les équipes pour des projets à plus forte valeur ajoutée (recrutement, gestion du personnel, etc.) ;
• Tranquillité d'esprit : en confiant la création des bulletins de salaire à un prestataire fiable, le risque d'erreurs diminue, assurant le respect automatique des lois ;
• Économies financières : les coûts d'impression et d'envoi postal sont éliminés, de même que les frais liés au stockage et à l'archivage des documents.

Avantages pour l'employé qui bénéficie également de l'option numérique, car :

il peut consulter et télécharger ses bulletins à tout moment, facilitant ses démarches administratives ;

il n'a pas à faire de demande spécifique, gagnant ainsi en autonomie.