La DSN

La "déclaration sociale nominative" est envoyée à la fois aux entités de sécurité sociale et à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) afin de faciliter l'attribution et le calcul des droits des employés en matière de protection et d'avantages sociaux, ainsi que pour assurer la collecte de l'impôt à la source.

Qu’est-ce que la Déclaration sociale nominative (DSN) ?

La Déclaration sociale nominative (DSN) constitue un recueil de la plupart des déclarations sociales et des événements relatifs à une entreprise, visant à simplifier et à sécuriser le processus déclaratif des employeurs. Elle est devenue obligatoire le 1er janvier 2017 pour tous les salariés affiliés au Régime général de la Sécurité sociale et, depuis le 1er janvier 2019, elle est le principal canal de transmission des données par défaut pour les employeurs du secteur privé.

Comment fonctionne la déclaration sociale nominative ?

La DSN fonctionne en transmettant deux catégories de données : celles provenant de la paie en général et les signalements d'événements pour l'Assurance Maladie (tels que les arrêts maladie, accidents du travail, maternité, etc.) et pour Pôle emploi (reprises du travail et signalements de fin de contrat de travail).

L'employeur ou son tiers-déclarant (par exemple, un expert-comptable) doit effectuer mensuellement la DSN. Cette déclaration peut être générée par le logiciel de paie DSN de l'employeur de deux manières : par dépôt de fichiers ou par transmission automatisée. La DSN doit être soumise le 5 ou le 15 du mois suivant celui auquel elle se rapporte (par exemple, le 5 décembre 2023 pour la paie du mois de novembre 2023).

Le point de dépôt (net-entreprises) examine la DSN déposée, notamment sa norme (norme NEODES) et sa cinématique. En cas de conformité, le point de dépôt envoie un certificat de conformité au déclarant, transmet les données collectées et vérifiées aux organismes concernés, et transfère l'ensemble des données au point de stockage CNAV.

Le point de stockage CNAV effectue des vérifications pour assurer la cohérence des DSN et détecter toute erreur ou fraude. Une fois ces vérifications réalisées, la DSN mensuelle est stockée, les informations sont fournies à la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (DARES), et le déclarant reçoit un BIS ainsi que les contrôles inter déclarations.

Gain de temps

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) promet une optimisation notable du temps pour les départements de paie. Au lieu d'envoyer 800 informations par employé par an, ils ne devront plus en transmettre que 200 chaque mois. Cette évolution va répartir de manière plus équilibrée les tâches de déclaration, qui étaient auparavant concentrées en fin d'année.

Les estimations des économies de temps grâce à la DSN sont les suivantes :

• Entre un jour et une semaine annuellement pour les très petites entreprises (TPE),
• De 6 à 36 jours par an pour les petites et moyennes entreprises (PME),
• De 0,2 à 8 emplois à temps plein économisés pour les grandes entreprises. En définitive, l'objectif de ce dispositif est de diminuer les coûts de gestion des entreprises de 20 à 25%, conformément aux objectifs fixés par le gouvernement français.

La DSN offre également un meilleur contrôle et une plus grande fiabilité des données de paie. L'exigence de vérifications régulières facilite l'identification précoce des éventuelles erreurs. Le système de paie, devenant la principale source d'informations pour la DSN, réduit l'accès à ces données par d'autres services (comme le recrutement ou la formation), minimisant ainsi le risque d'erreurs. Les procédures déclaratives qui s'appuyaient sur des modules complémentaires au logiciel de paie sont désormais interdites, renforçant la sécurité pour l'employeur grâce à la centralisation des données.

Cependant, la mise en place de la DSN entraîne une standardisation des procédures de paie et de déclaration, nécessitant une adhésion stricte au calendrier déclaratif. Cela signifie moins de flexibilité dans les processus. Par exemple, tout changement affectant les données sociales des employés doit être signalé dans un délai de cinq jours, imposant aux employeurs d'être plus réactifs. La DSN exige que certaines tâches, auparavant séparées, soient désormais effectuées simultanément, modifiant ainsi les pratiques et processus établis.